厦门大学地方校友会成立或换届大会工作细则
（讨论稿）
为建立健全我校地方校友会组织，帮助各地校友、校友会顺利开展校友会成立或理事会换届的准备工作，校友总会就相关细则提出建议，供地方校友会筹备组参考。
一、校友工作指导思想
适应新时期高等教育改革发展形势的需要，多方面收集校友信息，多渠道联络校友，多角度整合校友资源，提升学校形象，弘扬学校校风，服务校友、服务母校、服务社会，促进共同发展。
二、地方校友会网络和机构人员组成
1、地方校友会网络
各地校友会按属地关系逐步建立，国内一般以省、直辖市或县级以上的市为单位分别建立校友会。
海外一般以校友较多且集中的国家、地区逐步建立校友会。
2、地方校友会名称：厦门大学xx（地名）校友会。
3、机构人员组成
可采取建立理事会的方式，理事会由理事、常务理事组成，具体人数视当地校友分布等实际情况而定；常务理事会由会长、副会长、秘书长、副秘书长等组成。
理事会候选人员以筹备组为基础，结合各方收集到的部分知名校友名单商讨确定；理事会成员的组成以便于开展活动为原则，尽量做到兼顾不同行业系统和不同年龄层次。
三、地方校友会筹备工作组主要任务
1、收集整理校友名单；
2、提出校友会理事会成员的建议名单；
3、初步确定召开校友会成立大会的时间；
4、将理事会组成候选人员名单、会议时间、地点等事项反馈校友总会；
5、组织召开地方校友会成立大会。
四、其他
1、地方校友会可参照《厦门大学校友会章程》（校友总会网站下载）开展活动，有条件的校友会亦可制定自己的活动章程，报校友总会备案。
2、学校校庆日是4月6日，地方校友会或筹备组可组织校友返校聚会或择时在当地举办校庆纪念等活动。
3、厦门大学校友总会秘书处的联系方式：电话0592-2182227，2186555 传真0592-2187222 电子信箱alumnixm@xum.edu.cn
校友总会秘书处
2008年12月
厦门大学地方校友会成立大会议程
（供参考）
一、会议时间
二、会议地点
三、会议主持人：筹备组负责人
1、介绍与会的领导、嘉宾和代表
2、筹备组负责人讲话
（1）介绍校友会章程
（2）介绍校友会筹备工作情况和理事会候选人名单
（3）与会代表就理事会候选人（理事、常务理事、会长、副会长、秘书长等）、校友会章程进行表决（有异议请举手说明，无异议请鼓掌通过）。
3、当选会长讲话
4、宣读贺信
5、校友总会负责人讲话
6、地方领导讲话
7、校领导讲话
8、会议结束，合影留念
注：此议程供地方校友会成立大会或换届会议参考。
厦门大学毕业班年级联络员工作制度
一、毕业班年级联络员的选拔工作
（一）选拔方式：
各学院组织本院毕业生（本、硕、博）进行民主推荐，公开选拔、讨论决定。
（二）评选条件：
1、热心为同学服务；
2、能积极参与学校、学院或班级的各项活动，并在活动中表现活跃；
3、有很强的组织能力、亲和力和班级影响力。
（三）评选人数：
每班1-3名，即班级人数30人以内推荐1名，30-60人推荐2名，60人以上推荐3名。
（四）实施步骤：
1.各学院按照评选条件、人数要求进行选拔；
2.各学院将推选出的年级联络员报校友总会秘书处备案；
3.学校召开年级联络员聘任大会，向每位年级联络员发放聘书；
4.年级联络员在校友总会主页下载“厦门大学校友信息登记表”，填写完详细资料后，发回校友总会邮箱：alumnixm@xmu.edu.cn。
二、年级联络员的权利和义务：
（一）权利
1. 优先取得校友总会有关刊物和资料；
2. 参与评选“厦门大学优秀年级联络员”；
3．可优先获得校友总会推荐，成为毕业后所在地区校友会理事会候选人。
（二）义务
1．负责向同学发放厦门大学校友总会毕业卡；
2．整理收集班级通讯录，协助母校追踪校友信息，每年更新一次班级通讯录,并以电子版向校友总会反馈；
3．向班级同学转发《厦大校友通讯》电子杂志以及母校活动信息，并向母校反馈校友需求；
4．促进校友与校友、校友与母校的沟通和联络，及时向校友总会提供校友的动态信息，报道校友的优秀事迹；
5．协助推广校友总会网站http://alumni.xmu.edu.cn。
厦门大学毕业生信息收集工作制度
为了使我校学生毕业后，学校仍能够联系到他们，能够持续地关心他们的成长成才，学校决定将毕业生信息作为“厦门大学学生离校系统”（以下简称“离校系统”）的一部分，相关部门和院系每年在毕业生办理完离校手续后，将毕业生信息导入“离校系统”。具体工作制度如下：
一、毕业生信息基本要素
毕业生信息主要指毕业生在我校学习经历、通讯信息等。信息字段参见附件“厦门大学毕业生信息汇总表”。
二、相关部门工作职责
1．学生处、校友总会秘书处负责与网络中心商定设置毕业生信息字段的具体技术事宜，网管中心根据需求完善“离校系统”的开发；
2．校友总会秘书处负责毕业生信息的维护和管理；
3．学生处负责将有派遣证的全日制本、硕、博毕业生信息和少数民族委培生信息导入“离校系统”；
4．研究生院负责将在职研究生（单证）毕业生信息导入“离校系统”；
5．各学院负责将本院不需派遣证的全日制本、硕、博毕业生（含海外生）信息导入“离校系统”。
三、毕业生信息使用规定
1．学生处、研究生院、国际处、校友总会秘书处均可根据本部门工作需要，在厦门大学学生离校系统中提取毕业生信息；
2．在信息收集和使用过程中，相关部门都要做好信息保密工作，维护学生权益。
校友信息查询制度
为了进一步规范校友信息的查询与使用，确保校友工作的顺利开展，维护广大校友的利益，特制定如下制度。
1、校友信息原则上仅限于校友工作使用，任何人均不得擅自泄露校友信息（特别是联系方式），对因泄露校友信息严重危害校友权益的将一律对其追究相关法律责任。
2、校内单位（学院）如因工作需要查询校友信息者，可直接与我处联系，我处将酌情提供相关信息，但原则上不提供校友联系方式，如确有需要，须报请秘书长批准。
3、校内学生因参加社会实践等活动需查询校友信息者，须有充分理由，并经学院盖章，以书面方式提出申请。我处将参照上述第2条执行。
4、校友如需查询其他校友信息者，我处将先报请被查询的校友同意后方予提供。
5、对于校友咨询地方校友会联系方式的，可直接告知地方校友会办公电话、邮件或秘书长联系方式。
6、在使用校友信息时，如发现信息过时或错误，应及时报与我处联络部。
本制度由秘书处办公室负责解释。
校友总会秘书处
2009年3月4日