学校层面的重大活动（尤其涉及要多位校领导参加的活动）一般要由党办 、校办牵头或参与协调 ，具体协调事项包括：活动时间、地点、内容、会务、参加会议对象等。

其程序一般是：
1、接受上级部门指令；
2、校领导要求或校内各部门请求；
3、小范围召开协调会商讨具体方案；
4、提交分管校领导审核，形成详细工作方案；
5、召开相关部门参与的协调会具体布置工作；
6、组织具体实施并牵头逐一检查落实情况；
7、活动进行时严格掌控活动进展；
8、如有必要，活动结束后进行总结。